Inbox Zero

26.07.2007

inbox_zero.jpgPirms kāda laika palasīju literatūru par Getting Things Done un sāku to ieviest arī savā ikdienā. Patlaban visveiksmīgāk man to ir izdevies izdarīt ar e-pastu apstrādi un esmu panācis, ka mans e-pasta inbox katru dienu tiek iztukšots.

Ja kādam ir interese par to, kā iztukšot savu inboxu, un ir pusstunda laika, tad rekomendēju noskatīties Merlin Mann (populārās produktivitātei veltītās vietnes 43folders.com autora) prezentāciju “Inbox Zero”, ko viņš nesen prezentēja Google darbiniekiem.

Pats esmu ieviesis e-pasta apstrādi līdzīgā veidā:

  • Sākotnēji visus n-tos tūkstošos inboxa e-pastus pārbīdīju uz Unprocessed mapi – pēc tam sašķiroju pa citām mapēm tikai pāris pēdējos mēnešus.
  • Turpmāk inboxa e-pastus apstrādāju hronoloģiskā ienākšanas secībā:
    • Ja ir spams vai arī kaut kas informatīvs, kas nākotnē nebūs vajadzīgs, tad uzreiz izdzēšu
    • Ja ir vajadzīga atbilde/darbība no manis un var to izdarīt pāris minūšu laikā, tad uzreiz atbildu/izdaru
    • Ja tā ir lieta, kas ir jādara vēlāk kādā konkrētā dienā, tad pārvietoju uz kalendāru konkrētajā dienā kā appointment vai reminder
    • Ja ir vajadzīga atbilde/darbība no manis, bet prasa ilgāku laiku, tad pārvietoju uz Actions mapi (lai to izdarītu tad, kad būs pietiekoši laika)
    • Ja varu to deleģēt kādam citam, tad pārforwardēju citam un kopiju ievietoju Waiting For mapē (lai vēlāk varu atsekot, ka cits to ir izdarījis)
    • Ja tā ir lieta/ideja, ko varbūt kaut kad gribēšu darīt, bet varbūt nē, tad pārvietoju uz Someday/Maybe mapi
    • Ja nav nepieciešama nekāda darbība, bet e-pasta saturs var vēlāk noderēt kā references materiāls, tad ievietoju kādā no references mapēm (kuras man ir kādas padsmit atšķirībā no Merlin, kuram ir tikai viena).
  • Visi man darāmie darbi atrodas Actions mapē – to es pārskatu pāris reizes dienā un atkarībā no dotajā brīdī pieejamā laika intervāla tos pa vienam izdaru.
  • Waiting For mapi pārskatu pāris reizes nedēļā, lai zinātu, kam man vajag uzprasīt/atgādināt, vai ir izdarīts deleģētais darbs.
  • Someday/Maybe mapi pārskatu pāris reizes mēnesī, lai izdomātu, vai kādu no tur esošajām lietām pārcelt uz Actions mapi.

Kādi ir mani galvenie ieguvumi no šīs sistēmas?

  • Pavadu mazāk laika uz e-pasta procesēšanu
  • Atbildu uz e-pastiem operatīvāk
  • Retāk aizmirstu darāmās lietas
  • Mazāk acu priekšā rādās nevajadzīga informācija, kas novirza domas nepareizā virzienā
  • Un visbeidzot – tas tiešām ir patīkami skatīties uz tukšu e-pasta inboxu 🙂

Vai arī Tavs inbox ir tukšs?

Advertisements