Pirms kāda laika palasīju literatūru par Getting Things Done un sāku to ieviest arī savā ikdienā. Patlaban visveiksmīgāk man to ir izdevies izdarīt ar e-pastu apstrādi un esmu panācis, ka mans e-pasta inbox katru dienu tiek iztukšots.
Ja kādam ir interese par to, kā iztukšot savu inboxu, un ir pusstunda laika, tad rekomendēju noskatīties Merlin Mann (populārās produktivitātei veltītās vietnes 43folders.com autora) prezentāciju “Inbox Zero”, ko viņš nesen prezentēja Google darbiniekiem.
Pats esmu ieviesis e-pasta apstrādi līdzīgā veidā:
- Sākotnēji visus n-tos tūkstošos inboxa e-pastus pārbīdīju uz Unprocessed mapi – pēc tam sašķiroju pa citām mapēm tikai pāris pēdējos mēnešus.
- Turpmāk inboxa e-pastus apstrādāju hronoloģiskā ienākšanas secībā:
- Ja ir spams vai arī kaut kas informatīvs, kas nākotnē nebūs vajadzīgs, tad uzreiz izdzēšu
- Ja ir vajadzīga atbilde/darbība no manis un var to izdarīt pāris minūšu laikā, tad uzreiz atbildu/izdaru
- Ja tā ir lieta, kas ir jādara vēlāk kādā konkrētā dienā, tad pārvietoju uz kalendāru konkrētajā dienā kā appointment vai reminder
- Ja ir vajadzīga atbilde/darbība no manis, bet prasa ilgāku laiku, tad pārvietoju uz Actions mapi (lai to izdarītu tad, kad būs pietiekoši laika)
- Ja varu to deleģēt kādam citam, tad pārforwardēju citam un kopiju ievietoju Waiting For mapē (lai vēlāk varu atsekot, ka cits to ir izdarījis)
- Ja tā ir lieta/ideja, ko varbūt kaut kad gribēšu darīt, bet varbūt nē, tad pārvietoju uz Someday/Maybe mapi
- Ja nav nepieciešama nekāda darbība, bet e-pasta saturs var vēlāk noderēt kā references materiāls, tad ievietoju kādā no references mapēm (kuras man ir kādas padsmit atšķirībā no Merlin, kuram ir tikai viena).
- Visi man darāmie darbi atrodas Actions mapē – to es pārskatu pāris reizes dienā un atkarībā no dotajā brīdī pieejamā laika intervāla tos pa vienam izdaru.
- Waiting For mapi pārskatu pāris reizes nedēļā, lai zinātu, kam man vajag uzprasīt/atgādināt, vai ir izdarīts deleģētais darbs.
- Someday/Maybe mapi pārskatu pāris reizes mēnesī, lai izdomātu, vai kādu no tur esošajām lietām pārcelt uz Actions mapi.
Kādi ir mani galvenie ieguvumi no šīs sistēmas?
- Pavadu mazāk laika uz e-pasta procesēšanu
- Atbildu uz e-pastiem operatīvāk
- Retāk aizmirstu darāmās lietas
- Mazāk acu priekšā rādās nevajadzīga informācija, kas novirza domas nepareizā virzienā
- Un visbeidzot – tas tiešām ir patīkami skatīties uz tukšu e-pasta inboxu 🙂
Vai arī Tavs inbox ir tukšs?
e-lietas 
Vai driikst zinaat kaadu e-pasta programmu tu lieto? Es lietoju G-mail, un tur ir nedaudz savaadaaka e-pastu izkaartoshanas sheema, nekaa Outlook… Agraak ieksh Outlook es arii dariiju liidziigi.
Primāri lietoju Lotus Notes un tādēļ iegādājos David Allen e-grāmatu GTD and Lotus Notes un izveidoju folderu struktūru pēc viņa rekomendācijām.
Piekrītu, ka G-mailā vajag darīt mazliet savādāk – savā G-maila kontā neveidoju folderus, bet gan izveidoju labeļus @Action, @WaitingFor, *Someday/Maybe iepriekš aprakstītajām vajadzībām.
Es daru vēl vienkāršāk:
– Visu spamu dzēšu pat neatverot
– Visus informatīvos, someday/maybe pārvietoju uz arhīvu
– Kas izdarāms, izdaru un pārvietoju uz arhīvu
– Kas darāms konkrētā dienā- kalendārā un mailu uz arhīvu
– Kas delegējams, deleģēju un uz arhīvu (netaisos atsekot, ja kaut kas būsu būtiski svarīgs, man atgādinās, vai atcerēšos pats)
– Rezultāts ir darāmo darbu saraksts inboxā- strādāju ar mērķi, lai darāmā saraksts salīstu vienā ekrānā
– Ik pa laikam izrādās, ka tas kas darāms vairs nav aktuāls- tad no inboxa prom uz arhīvu
Ieguvums ir tāds, ka man nav folderu ko pārskatīt- ir tikai inbox ar darāmo un arhīvs ar visu pārējo 🙂
paldies, ka atgādināji šos vērtīgos padomus, šodien atgriežos no 356 vēstulēm inbox, jau uz 12, un turpmāk būšu tīrīgs. tas tiešām atvieglo dzīvi. tikai pietiek nedaudz paslinkot, lai visu salaistu grīstē. Paldies!
mmm jauki, buus jaaizmeegjina… es kaut kaa visu laiku iztiku ar flag/tag
firefoxim ir taada lieta kaa GTD mail spraudnis, kas nedaudz pārveido GMaila izskatu un papildina ar vairākām iespējām produktivitātes uzlabošanai… Kam interesē, pagūglējiet… 😉
[…] webmail, nekādas vainas, piekopjam pie Raimonda Simanovska izlasīto – Zero Inbox vienkāršotu variantu. Izlasam e-pastu, un ja šis e-pasts nesatur kādus uzdevumus, vai lietas […]